Наиболее типичные ошибки ведения учета в 1С

1. Учетная политика организации – неполное/некорректное заполнение

     Учетная политика и настройка параметров учета (Сервис – Настройка учета) задают программе алгоритм, согласно которому производятся многие регламентные действия (при закрытии месяца, при проведении других регламентных документов), определяется метод списания МПЗ, параметры ведения налогового учета и многое другое. Во всех методических материалах указано, что именно с заполнения этих настроек должна начинаться работа с программой, тем не менее, часто этому не уделяют должного внимания. Нет смысла здесь рассматривать все параметры учетной политики (они разные в каждой программе), главное – все они должны быть просмотрены, осмыслены, заполнены. 

     Кстати, здесь есть приложение «Мастер учетной политики», с помощью которого можно быстро сформировать приказ об учетной политике организации.

2. Последовательность документов

     Последовательность документов есть в УПП, УТ (8), ТиС, ПУБ (7). Операции – Проведение документов, на закладке «Восстановление последовательностей» приведены все имеющиеся в программе последовательности и указана дата актуальности каждой из них. То есть если в июне 2010 года мы видим такое:

     то это плохо. Партионный учет давно неактуален, значит – все значения себестоимости, которые появляются в отчетах, врут. (Учет кадров и налоговый учет УСН в данной базе не ведется).

     Что значит последовательность? Строго говоря, одним из правил учета является его оперативность, т.е. отражение хозяйственных операций по мере их возникновения. 1 июня на склад поступило 10 штук товара А, потом 10 июня продано 8 штук.  Если проводить эти документы (Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) строго в хронологическом порядке, то последовательность установится сначала на 1 июня, потом на 10 июня. Т.е. ее граница будет сдвигаться вперед каждым документом, и итоги (количество, сумма, себестоимость) будут актуальными на каждый момент времени. Если же потом, задним числом, провести еще один документ (Реализация товаров и услуг) от 8 июня, которым будет оформлена реализация 7 штук товара А, программа дает это сделать беспрепятственно. Граница последовательности при этом установится на 8 июня, на этот документ. То есть информация ДО ввода этого документа верна, а ПОСЛЕ – уже нет. При восстановлении последовательности (перепроведении документов, входящих в последовательность), документ от 10 июня проведен не будет, потому что нет необходимого количества товара А. Далее пользователь должен искать причину этой ошибки, устранять и восстанавливать последовательность заново.

     Как часто восстанавливать последовательность? Как минимум – перед выполнением регламентных операций, формированием значимых отчетов и т.п. Поскольку любое перепроведение документа (относящегося к последовательности) сдвигает ее границу, имеет смысл закрывать для редактирования прошлые периоды (Сервис – Установка даты запрета изменения данных).

     В Бухгалтерии последовательности нет (за исключением кадровых приказов – в 8.1), но есть возможность автоматического перепроведения документов за период. Перед закрытием месяца это делать необходимо (Операции – Проведение документов).

     Про последовательность можно прочитать здесь:

 3. Закрытие счетов (на примере Бухгалтерии предприятия 8.1)

     Общеизвестный факт – документ «Закрытие месяца» должен быть самым последним в месяце. На практике даже это бывает не всегда!

     Закрытие счетов 25, 26. Часто бывает проблема – не распределяются (или распределяются не полностью, или не так, как надо) счета 25, 26. Как они должны распределяться – указывается в Методах распределения косвенных расходов организаций (Предприятие – Учетная политика).

     Если завели новую статью затрат для общепроизводственных/общехозяйственных расходов, необходимо указать ее в этом регистре сведений, иначе сумма по этой статье останется нераспределенной. Либо не заводить по строке на каждую статью, а сделать общую, с незаполненной статьей затрат, указать для нее способ распределения – и тогда все не указанные  явно статьи затрат спишутся по этому правилу.

     Еще одна часто встречающаяся причина того, что счета не закрываются, - пустая аналитика. Получается в результате того, что в документе (к примеру, Поступление товаров и услуг) не указана полностью вся аналитика, т.е. вместо

получается так (не заполнено второе субконто сч. 26 - статьи затрат):

     В итоге, сформировав ОСВ по счету, в первой строке можно увидеть ту сумму, которая не разнесена на статьи затрат. Соответственно, она и не распределится автоматически.

     Формируем карточку счета, открываем документы с незаполненной аналитикой и проводим их. Потом делаем снова Закрытие месяца.   

     В случае использования способа директ-костинг счет 26 закрывается на счет 90. Если за месяц нет выручки (счет 90.01), то счет 26 не закроется. Проблема обычно решается тем, что делается документ «Реализация товаров и услуг» на сумму 1 руб. (или 1 коп., не важно). Закрывается месяц, после этого проведение документа реализации отменяется.

     (Аналогичная проблема может быть с закрытием счета 44 – отсутствие выручки на 90 счете).

     О механизме распределения косвенных расходов можно прочитать здесь (в последнем абзаце также перечислены основные причины, приводящие к тому, что расходы не распределяются).

 Закрытие счета 20

     Счет закрывается документом «Закрытие месяца». Иногда при его проведении выдается сообщение:

     Причиной этого является отсутствие в закрываемом месяце документа «Отчет производства за смену» (или «Акт об оказании производственных услуг») для подразделения / номенклатурной группы.

     Аналогичная ситуация может быть и с 25 счетом. Можно посмотреть здесь.

     Средства 1С для выявления ошибок в ведении учета

     В программах 1С есть несколько вариантов проверки правильности ведения учета, которые дают возможность выявить некоторые ошибки и неточности.

     В частности, в Бухгалтерии предприятия 8.1 это:

     Экспресс-проверка ведения учета (Операции – Регламентные операции)

      Анализ состояния бухгалтерского учета (Операции – Регламентные операции).

     Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль (Отчеты – Налоговый учет по налогу на прибыль).

     Подробное описание этих отчетов находится здесь.

     В бухгалтерии 7.7 тоже есть хороший отчет «Технологический анализ бухгалтерского учёта», вызывается через пункт меню Отчеты. А неплохая статья на эту тему есть здесь.

     Вместо заключения (причина → следствие)

     Чем более правильно, полно и точно заполнены сведения в настройках, справочниках, документах, регистрах и т.п., тем более правильную, четкую и подробную информацию получим в результате (к примеру, в отчетах). Часто такой очевидный факт игнорируется на практике, а потом начинаются претензии: «это программа показывает (считает) не полностью (неверно)» или «не показывает (не считает) ничего вообще».