Лет 20 назад произошел со мной дикий случай. Главный бухгалтер и финдиректор предприятия попросили меня написать трактат «Почему 1С лучше Excel». Вопрос ввел меня в ступор из-за кажущейся очевидности ответа. Я воскликнул что-то типа: «Блин, база данных и таблица, счеты и автоматизированная система…!».
Забавно, но даже они понимали, почему и зачем, просто доходчиво объяснить не могли. А вопрос был серьезный – директор не давал добро на покупку программы без веского обоснования. Пролетела пара десятилетий неотвратимого прогресса. Системы 1С, ERP, CRM, ECM и т.д. используются на каждом предприятии, а их функционал покрывает все мыслимые процессы и задачи вплоть до машинного обучения.
А что же Excel? Казалось бы, уже давно должен быть забыт и остаться в летописях истории. Но нет, оставляет за собой огромную армию поклонников и просто активных пользователей. Может, есть в нем что-то такое, чего нет у других?
Рассмотрим две точки зрения на этот счет.
Безумству храбрых поем мы песню!
Сам по себе Excel – не инструмент для ведения учета и никогда не был реальной альтернативой 1С. И горе тому, кто решился управлять авиалайнером, имея лишь навыки езды на велосипеде.
Да, электронные таблицы можно использовать для базовых задач построения аналитики, но как только мы переходим к следующему шагу – визуализации данных и их анализу, упираемся в сплошные ограничения. Microsoft тут же предлагает «прикрутить» к Excel свое условно бесплатное решение для бизнес-аналитики Power BI. С момента своего создания и до последних актуальных версий продукта MS Excel – только табличный редактор, «симулянт» автоматизированной работы с данными.
Цена случайной ошибки не ограничена
Когда пользователю нужно навести порядок в каких-то данных, самый естественный порыв – загнать их в таблицу. Но как только руки дотягиваются до Excel – появляются риски.
-
Нет рамок.
Excel дает иллюзию свободы и гибкости. Но есть и «побочка» – у пользователя исчезают рамки, которые могли бы застраховать его от ошибочного ввода данных
-
Нет совместной работы.
Технически несколько пользователей могут работать над одним файлом в Excel одновременно. Но если кто-то из пользователей накосячит, и все поломается, вычислить этого «залетного дятла» будет сложно.
-
Нет документации.
Кто-нибудь помнит, чтобы к циклопических размеров Excel-ному файлу прилагалась хоть какая-то инструкция? Обычно такая появляется после первого сбоя, но даже с ней легче не становится. Ведь теперь нужно поддерживать в ней актуальные изменения, а делать это некогда и некому.
-
Нет наглядности.
Те, кому якобы удобно работать в Excel, бессовестно врут. Работать с таблицами в сотни строк в ширину и в тысячи в высоту – не самое эффективное решение. Это обстоятельство сильно ограничивает Excel как инструмент учета.
Что грозит «эксельщикам»
«Врете вы все!» – скажут «эксельщики». Любой из этих недостатков устраняется несколькими строчками кода. Ну, допустим, получилось у вас запрограммировать в Excel все, о чем мечталось. Погладьте себя по голове – скоро она сильно заболит, ведь вы только что нажили себе проблем. Как минимум, вот:
-
ВСЕ огромные эксельные таблицы живут только в руках своих создателей.
Поэтому все предприятие начинает зависеть от одного конкретного человека.
-
Внести изменения в Excel, обросший множеством формул и связанных таблиц, – ОЧЕНЬ большая проблема.
Это как ходить по минному полю без возможности сохраниться. Вместе с нервами теряем главное преимущество Excel – гибкость.
Чтобы избежать проблем, можно подключить какой-нибудь SQL, чтобы Excel выступал в качестве интерфейса, но есть несколько «НО»:
-
это будет очень неудобный интерфейс;
-
стоимость разработки и поддержки такого решения со временем достигнет космических масштабов;
-
техническую реализацию уже нельзя считать автоматизацией учета на Excel.
И мы снова возвращаемся к вопросу о том, насколько это рационально – использовать эксельные таблицы для учета.
Работаете в Excel? Продолжайте, он будет жить вечно!
Сколько лет Excel хоронят и предрекают ему кончину?! А он живет и процветает. В виде Excel или Google-таблиц – неважно. Важно, что радикальная позиция провайдеров и поставщиков дорогих во всех отношениях ERP-систем объяснима, но не оправдывается реальностью.
Посмотрите на любого ИТ-шника, бухгалтера, экономиста, плановика, руководителя средней руки… Да у всех есть учетно/управленческие/автоматизированные/комплексные/ERP системы. Туда вводятся, оттуда берутся основные объемы данных. Но где люди делают основную аналитическую работу? Где готовят большинство нестандартных управленческих отчетов, где моделируют/планируют варианты развития ситуации?
Если посмотреть на подавляющее большинство предприятий, Excel незримо присутствует везде. На каждой машине, на каждом диске, в каждом наборе инструментария для решения повседневных задач. Каким бы богатым ни был зоопарк учетных систем, все равно пользователям приходится густо смазывать его таблицами, чтобы компенсировать недостатки автоматизированных систем и сделать свою работу удобной и эффективной.
И что вы в нем нашли?
Давайте спросим не маркетологов и продавцов, а настоящих пользователей, которые продолжают работать с Excel: почему не отказываются от программы и не обращаются к учетным системам?
Я обратился к экономистам, плановикам, аналитикам и финансистам. Это весьма искушенная категория потребителей, до сих пор не удовлетворенная ИТ-службами до счастливого состояния. Вот и оттягиваются до сих пор в Excel.
Ключевыми недостатками автоматизированных систем участники опроса назвали:
-
Ограниченность
-
Система хорошо решает только те задачи, которые в ней запрограммированы. Шаг в сторону – и ты на стороне Excel
-
-
Сложность
-
Чтобы решить простую задачу, надо заполнить десяток форм, не заблудиться в закладках, галочках, параметрах и пр. А чтобы освоить море функционала, надо долго и мучительно учиться «мореплаванию»
-
-
Закрытость
-
Как получилась эта итоговая цифра, где формула, исходные данные, как проверить?!
-
Почему нет простой и легкой интеграции с другими моими системами? С тем же Excel или MS Project. Чтобы не перекидывать данные туда-сюда, а работать, не выходя из одной программы?
-
Вот что мне отвечают на вопрос «Почему вы не отказались от Excel?»:
-
Простота и доступность для любого пользователя.
-
Гибкость составления таблиц, можно редактировать даже с данными.
-
Возможность настраивать таблицы интерактивным способом, по сути визуальное описание информации.
-
Как по настоящему массовый продукт Excel знают практически все, больше, чем 1С.
-
Программист не нужен. Я независим. Что хочу, то и ворочу! И не надо, блин, на каждый чих звать этих ИТ-шников, программеров и уговаривать допилить систему для моего отчета
-
Excel «не пугает» закрытостью расчетов, он прозрачен, легко проследить по формулам модель расчетов. Скорость изменения модели расчетов очень высокая, иногда это играет решающее значение.
-
Легко составлять таблицы с неструктурированной информацией, когда соседние ячейки строк или колонок это разные аналитики, например, по строкам идут статьи затрат, но в некоторых местах вклиниваются проекты, часть статей разбивается на дополнительную аналитику.
-
Excel самый гибкий сегодня конструктор
-
Обширные возможности для аналитической работы, статистики. Фактически это моя мини BI система
Я не умаляю критическую важность и достоинства современных ERP-систем для предприятий, но простой и скромный Excel по-прежнему не отпускает требовательных пользователей. Помимо доступности, гибкости, открытости и универсальности, он радует еще и смешной ценой вопроса. Вот и получается, что с ним легко начать работать, комфортно продолжать и тяжело с расстаться.
Excel не умрет, будет жить и процветать! И даже пресловутый ИИ его не искоренит. Пока в ваших базах данных, крутых и навороченных ERP-системах не появятся хотя базовые возможности Excel в таком же доступном и понятном интерфейсе.
Кто же победит
По нашему скромному мнению, Excel будет жить еще долго. Всегда нужен будет инструмент чтобы быстро и удобно что-то набросать и решить… При этом объемные учетные задачи все больше будут уходить в специализированные системы с базами данных. Они станут более функциональными, интеллектуальными, удобными, но включить в себя все достоинства Excel с его простотой и доступностью им сложно.
Мудрое решение не в том, чтобы выбрать одну крайность или искать компромисс под соусом «золотой середины», а в том, чтобы объединить все лучшее в одном продукте. На этом стыке появятся интересные решения, гармонично впитавшие достоинства обеих идеологий.
В опубликованных у нас решениях такое уже есть – «Табула».
Она с одной стороны сохраняет преимущества и интерфейс Excel, а с другой – неразрывно связана с базой данных 1С. Работа идет в одной программе, данные берутся оперативно и напрямую, внесенные изменения не теряются, решаются вопросы конфликтов, совместной работы и актуальности данных.
Какую сторону выберешь ты?